A todos nos ha pasado alguna vez sentir que estamos siendo parte de una reunión que consideramos “una pérdida de tiempo”. Esto es un problema bastante común en las organizaciones que puede provocar desmotivación y disminución en la productividad del equipo. Por eso decidimos crear una guía para que puedas aprovechar al máximo el tiempo de tus reuniones y logres que se cumplan los acuerdos y objetivos que se propusieron.
Consideramos que hay 4 momentos críticos en una reunión los cuales revisaremos más a fondo.
- Organizar y agendar la reunión.
- Llevar a a cabo la reunión registrando acuerdos y actividades.
- Dar seguimiento al cumplimiento de acuerdos y actividades.
- Retroalimentación y análisis de lo realizado.
1. Agenda
Primero lo primero
Antes de convocar cualquier reunión es de vital importancia saber cuál es el objetivo de realizarla, si no se te ocurre un objetivo claro a lograr es importante que reconsideres tenerla. Algunos ejemplos de objetivos es organización de actividades para algún proyecto que iniciaremos, dar seguimiento a acuerdos y actividades que se establecieron en una reunión pasada, para dar cierre a un proyecto y ver que salió bien y que podría mejorarse. En resumen puedes necesitar convocar una reunión si necesitas hacer una lluvia de ideas, iniciar una discusión para solucionar algún problema o realizar mejoras, coordinar un proyecto o darle seguimiento, realizar una negociación o alguna otra actividad que requiera tener una conversación con el equipo y no pueda atenderse por correo o llamada.
Lo segundo que tienes que preguntarte es quienes son indispensables para llevar a cabo la reunión. Lo peor que nos puede pasar es participar en una reunión en la que sentimos no podemos agregar ningún valor. Recuerda que los participantes deben ser personas que tengan experiencia para hablar del tema en cuestión, que puedan o deban tomar decisiones, que puedan aportar valor para generar soluciones, que sean responsables del proyecto o estén involucrados activamente en el tema a tratar. Si necesitas tratar varios temas con diferentes equipos es recomendable hacer diferentes juntas para que nadie pierda tiempo en temas que no le corresponden y pueda seguir con sus actividades.
El tercer tema es realizar una agenda u orden del día con los temas y subtemas a tratar en la reunión, esto es de vital importancia para tener una buena organización y mantener el enfoque, ya que es común al reunirnos pasar de un tema a otro, regresarnos al primero después de ver otros y perder el orden. Es importante definir un líder que lleve a cabo la dinámica de la reunión y modere la participación para evitar desorden.
El cuarto tema, pero no por eso menos importante, es el definir dónde y cuándo se llevará a cabo la reunión. Es importante realizarla en las horas de trabajo, tener una frecuencia respecto a cuándo se llevarán a cabo, definir un tiempo estimado y respetarlo, y no realizar juntas muy largas queriendo abarcar muchos temas diferentes.
¡Recuerda!
Antes de convocar una reunión es importante hacerte estas preguntas ¿Por qué, quiénes, qué, dónde y cuándo? las cuales se traducirían de la siguiente manera:
- ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
- ¿Quién es indispensable que participe?
- ¿Qué temas y subtemas se van a tratar?
- ¿Dónde y cuándo? (No olvides avisarle a los participantes)
2. Registra
No basta con tener una reunión
Otro de los problemas comunes en las organizaciones es que se reúnen para establecer acuerdos y actividades a realizar, las cuales son olvidadas al salir de la sala de reuniones, lo que hace que el tiempo invertido se convierta en tiempo gastado y crea problemas mayores como el terrible “yo no sabía”, “nadie me dijo”, “¿cuándo acordamos eso?”. Y ahora te has de preguntar ¿Cómo se puede resolver esto? La respuesta es bastante sencilla y se llama minuta.
Llevar a cabo una minuta con los acuerdos y las actividades que se vieron en la reunión es la manera más efectiva para registrar qué sucedió y evitar problemas. Esta se puede realizar anotando quién dijo qué cosa, cuáles fueron las decisiones que se tomaron respecto a algún tema, quién es responsable de realizar alguna actividad y para cuándo. Es importante hacerle llegar la minuta a las personas que participaron en la reunión y a las que deben estar enteradas de los temas vistos y lo acordado.
Algunas otros aspectos importantes a considerar son respetar la agenda, el tiempo asignado de la reunión, cuando tenga la palabra algún compañero no interrumpirlo, pero sobre todo escuchar atentamente y entender para poder aportar mejores soluciones o ideas. También es importante mantener atentos a los participantes por lo que la reunión debe ser dinámica, tocando los puntos importantes, se recomienda hacer preguntas para ver si alguien desea opinar sobre algún tema o si tiene alguna idea que aportar.
¡Recuerda!
Al llevar a cabo la reunión es importante respetar la agenda, los tiempos, la participación de los asistentes y sobre todo escuchar. Además no olvides registrar en tu minuta:
- La información importante en cada paso de la agenda.
- Las decisiones o acuerdos que se tomaron.
- Actividades claras a realizar por quién y para cuándo.
- Cuándo será la siguiente reunión y las cuentas a rendir en ella.
- No olvides enviar la minuta a los participantes y quienes deben estar enterados de lo visto y acordado.
3. Colabora
El seguimiento es clave
Hasta ahora ya vimos la importancia de organizar la reunión para evitar perder tiempo y de crear una minuta registrando acuerdos y actividades, pero ¿qué pasa al salir de la reunión?
Es importante establecer un sistema de organización y seguimiento de actividades que nos ayude a mantenernos organizados y cumplir todo en tiempo y forma. Para lograr esto las actividades a realizar deben ser claras respecto a sus especificaciones y su razón de ser o de existir, compartir el por qué de una actividad ayuda a que el equipo entienda su importancia; deben tener nombre y fecha de entrega, quién es responsable de realizarla y al terminarla ¿qué sigue?, a quién debe avisarle o que necesita suceder. Entre más clara sea la actividad más productivo puede ser el equipo evitando errores o malentendidos.
Es clave mantener una comunicación fluida y dinámica para lograr que las actividades se terminen en tiempo y forma. Puede suceder que algún miembro del equipo esté teniendo dificultades al terminar sus actividades por falta de claridad o por algún problema que no ha podido resolver, si tenemos un seguimiento diario podemos detectar el problema rápidamente y ver cómo podemos ayudar a solucionarlo. Apoyate de las metodologías o herramientas que te ayudan a visualizar de una manera más sencilla las actividades a realizar con sus especificaciones o comentarios.
¡Recuerda!
Llevar registros es importante, pero hacer que las cosas sucedan es vital para la organización. Esto se logra definiendo actividades claras y dando un correcto seguimiento a su cumplimiento.
- La actividad debe tener responsable, fecha de entrega, y especificaciones claras.
- La comunicación es clave para entender problemas y aportar soluciones, logrando así terminar las actividades en tiempo y forma.
- Revisar el avance de las actividades y entender su contexto en juntas de seguimiento.
4. Analiza
Mejora con cada paso
El último paso es muy importante para un proceso de mejora continua. El obtener retroalimentación es vital para aumentar la eficiencia de la organización. El llevar reportes con indicadores que nos ayuden a tener un panorama amplio sobre las acciones en las que invierte tiempo el equipo ayuda a detectar y solucionar problemas presentes o incluso que podrían ocasionarse en un futuro.
Uno de los ladrones más grandes y sigilosos de nuestra productividad son las reuniones, por lo que es muy valioso conocer el tiempo invertido en reuniones, los temas que se vieron y si se llegó a una solución o acuerdo, y cómo éste afectará a nuestro equipo o clientes.
No necesitas hacer micro-management o estar en todas las reuniones que se hacen en tu empresa, solo necesitas tener un equipo comprometido en quienes confíes y un buen sistema que te ayude a poner orden y dar claridad sobre las acciones a realizar para lograr los objetivos, que te ayude a estar enterado de el avance de proyectos internos o con clientes, y cómo tomar mejores decisiones para llevar a tu organización al siguiente nivel de una forma sana y dinámica.
¡Recuerda!
Solo al tener reportes que te den indicadores valiosos sobre las acciones realizas en tu organización podrás tomar las decisiones o acciones necesarias para ser eficiente y productivo, combatiendo al ladrón más grande del tiempo, las reuniones improductivas.
¿Y ahora qué sigue?
Haz que las cosas sucedan
Uno de los mayores males de los que podemos sufrir son las buenas intenciones, siempre queremos ser mejores, pero cambiar es un proceso doloroso, implica hacer un gran esfuerzo para hacer las cosas de manera diferente, aprender algo nuevo y estarlo aplicando diariamente hasta que se cree el hábito. Por esta razón es importante hacer una evaluación de qué queremos lograr y que necesitamos hacer para que suceda, así puedes realizar los cambios que te ayudarán a llevar a tu organización al éxito.
Notaras una diferencia en tu organización si te comprometes y sigues los pasos que te compartimos en esta guía, ya que el equipo tendrá mucha mayor claridad sobre qué tiene que hacer, para cuando e incluso el valor o la importancia de su colaboración, tendrás mayor orden sobre la información importante y podrás tomar mejores decisiones.
Artículo escrito para Kairos.lat, visita su página para conocer más sobre cómo hacer reuniones efectivas que te ayuden a aumentar la productividad de tu organización.